NextOne – prepararsi per la ripartenza 2020-05-04T11:50:53+00:00

Prepararsi per la riapertura ed un ritorno alla miglior “normalità” possibile

Nei prossimi giorni, molte aziende inizieranno a confrontarsi e prepararsi per il ritorno in ufficio.

In questa fase è importante organizzare un processo di gestione dei visitatori efficiente che mantenga in sicurezza dipendenti ed esterni (Ospiti, Clienti, Fornitori, Consulenti, Manutentori), controllando adeguatamente l’accesso negli uffici.

L’implementazione di un sistema digitale di gestione dei visitatori può aiutare il personale a gestire in maniera efficace l’accoglienza, garantendo la sicurezza sanitaria e migliorando anche la percezione nei confronti dei clienti.

Con NextOne, il registro digitale dei visitatori di Optimo Next, è possibile creare ed automatizzare facilmente alcune procedure in grado di rispondere alle necessità causate dalla attuale situazione, come

  • Inviare in anticipo informative e procedure, chiedendone l’accettazione

    È importante assicurarsi (soprattutto durante le emergenze sanitarie) che le persone comprendano procedure, avvertenze e codici sanitari prima di arrivare. NextOne consente di inviare informazioni/direttive chiave via e-mail ai visitatori prima della riunione programmata, richiedendone eventualmente una accettazione espressa. In questo modo i collaboratori potranno facilmente imporre il rispetto delle policy aziendali ed evitare pratiche non adeguate come l’accesso di gruppi di persone in contemporanea.

  • Avere visibilità degli arrivi e ridurre il tempo in reception

    Il personale addetto alla reception avrà la visibilità delle ore di arrivo dei visitatori e del loro numero, potendo prevedere dotazioni e misure adeguate ad accoglierli. Utilizzando un codice QR inviato via e-mail, la procedura di registrazione ospiti sarà rapida, immediata e potrà avvenire anche in modalità touchless. Infine sarà possibile predisporre badge aperti per coloro che protrarranno la loro visita per più giorni, evitando ulteriori occasioni di contatto al front desk.

  • Allocare risorse e spazi rispettando i criteri di distanziamento

    Consulenti e collaboratori potranno avere visibilità di risorse aziendali condivise, come le postazioni di lavoro in open space, riservandole in anticipo secondo le policy aziendali definite che tengono conto di criteri quali la minima distanza o procedure schedulate di sanificazione.

  • Reportistica in real time e nel rispetto della normativa GDPR

    Il management potrà essere sempre al corrente del numero dei visitatori, conoscere chi sta entrando nell’edificio e quando (pur consentendo anche la cancellazione regolare di tali dati, per conformarsi alle normative sulla privacy dei dati).

Dopo uno stop forzoso, occorre predisporsi a ripartire. Non è escluso che in futuro potremmo affrontare altre crisi; la storia ci insegna a far tesoro dell’esperienza. Ciò implica individuare processi più performanti che assicurino continuità operativa e garantiscano la salute e la sicurezza dei lavoratori e dei visitatori.

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