Automatizzare i processi aziendali: come si fa nella pratica

L’automazione dei processi aziendali non è un percorso che le aziende intraprendono unicamente per risparmiare e quindi per massimizzare la propria efficienza, ma anche per aumentare la qualità del processo e renderlo più scalabile e trasparente, aspetto quest’ultimo che ha conseguenze importanti in termini di compliance. Inoltre, l’automazione dei processi aziendali determina un generale effetto di semplificazione poiché la gestione dei workflow viene affidata a piattaforme e tecnologie che, di fatto, limitano l’intervento umano a specifiche fasi o attività.

Le aziende vivono di processi. Eppure, molti di questi sono ancora ricchi di operazioni e attività ripetitive: inserimento dati, copia/incolla, riconciliazioni manuali e via dicendo, tante attività chiaramente policy-based per le quali l’intervento umano potrebbe davvero essere superfluo. In maniera speculare, ci sono poi i processi aziendali in cui il tocco umano è insostituibile, nonché tutte le vie di mezzo, laddove il massimo lo si otterrebbe affiancando attività automatizzate ad altre eseguite da operatori in carne ed ossa, in una sorta di collaborazione virtuosa.

A fronte di ciò, la prima fase di qualsiasi attività di BPA (Business Process Automation) è la mappatura nonché l’identificazione dei processi e delle fasi da automatizzare, ovviamente prediligendo quelle ripetitive, fortemente prevedibili, time-sensitive e soggette a valutazioni di conformità. Come anticipato, processi aziendali con questi requisiti si trovano ovunque: nelle attività di maintenance & monitoring, in ambito finanziario e di tesoreria, nel back-office amministrativo, nella gestione della Supply Chain, nelle vendite e via dicendo. In questa fase è fondamentale definire in modo chiaro gli obiettivi da raggiungere, predisponendo tutti gli indicatori e gli strumenti per la misurazione del successo dell’iniziativa.

In un progetto BPA occorre ripensare e riprogettare i workflow tenendo conto delle attività che potranno essere automatizzate. Automazione, quindi, non significa semplicemente demandare alla tecnologia operazioni che sono sempre state fatte a mano, ma rivedere il processo considerando di avere una freccia in più al proprio arco, che può lavorare autonomamente o in sincronia con le persone. Così si ottengono i migliori risultati, perché all’automazione vera e propria si associano processi rivisti, riprogettati, modernizzati e molto più efficienti.

Trattandosi di trasformazione digitale in tutto e per tutto, la tecnologia è il fattore abilitante. Per quanto concerne l’automazione, le strade principali sono due: quella della soluzione ad hoc, sviluppata per gestire e automatizzare workflow precisi, oppure il ricorso alla Robotic Process Automation. C’è una differenza concettuale ed operativa tra due strade. nella prima viene implementata e integrata una piattaforma tecnologica a supporto della gestione e dell’automazione del processo, comportando operativamente un forte coinvolgimento del reparto IT. Nella seconda (RPA) vengono invece creati dei “robot” che lavorano su applicazioni esistenti replicando le azioni degli esseri umani: data entry, verifica dei dati, archiviazione, lettura, acquisizione di dati da un’applicazione e inserimento in un’altra e molto altro. Il robot esegue, di fatto, il ciclo delle operazioni che fino a ieri sono state eseguite da operatori in carne ed ossa, da persone: nelle implementazioni più sofisticate, gli algoritmi di AI permettono al robot di migliorare costantemente le proprie performance, sostituendo o affiancando gli operatori. Un approccio che nella pratica non necessariamente coinvolge l’IT ma può essere anche gestito dalle line of business.

Business Process Automation non significa solo implementare una soluzione tecnologica, ma anche fornire una misura quantitativa della propria efficacia mediante monitoraggio dei principali KPI. Un obiettivo importante cui ambire, come in ogni progetto di trasformazione digitale, è l’adozione: nonostante i benefici percepiti sia dall’azienda che dalla workforce, qualsiasi percorso di cambiamento che coinvolge i processi e gli strumenti di supporto deve essere accuratamente gestito non solo per istruire i collaboratori ai nuovi processi, ma anche per vincere le inevitabili resistenze al cambiamento.