Tema principale della Digital Transformation!
I documenti caratterizzati da obbligo giuridico di conservazione, possono essere conservati in modalità digitale, ormai per la totalità delle tipologie documentali.
La conservazione digitale è arrivata, addirittura, a essere mandatoria, nel caso di documenti nativi informatici che abbiano una valenza in campo civilistico o fiscale, come nel caso delle fatture elettroniche.
Cosa garantisce una conservazione a norma:
Autenticità
Integrità
leggibilità
Reperibilità
Su cosa si fonda il nostro servizio di Conservazione digitale?
Il servizio di Conservazione digitale, proposto da Optimo Next, si fonda su player accreditati da AGID e presenti nel market place dell’Agenzia per l’Italia Digitale, garanzia di sicurezza, compliance e persistenza nel tempo.
Optimo Next è in grado di proporre, in ottemperanza alle nuove linee guida AGID del 2022, la figura del responsabile di conservazione aziendale in outsourcing.
Questa figura professionale, che deve possedere comprovate competenze di tipo informatico, giuridico e archivistico, può essere una figura interna all’azienda ma anche acquisita in outsourcing (possibilità non prevista per gli enti pubblici).
I vantaggi della conservazione digitale e sostitutiva
Conservare digitalmente i propri documenti rilevanti, mantenendone l’intero ciclo di vita in digitale, consente tutta una serie di migliorie sia di tipo economico che di tipo operativo e organizzativo
Elimina i costi diretti
derivanti dalla stampa dei documenti (macchinari, consumabili come toner e carta, energia, tempo per le attività di stampa, di consegna dei documenti, di archiviazione fisica e successiva ricerca degli stessi)
Elimina gli archivi fisici
La conservazione digitale consente di eliminare gli archivi fisici, coi relativi costi in strutture per l’archiviazione, locali, magazzini, strumenti di rilevazione degli incendi, strutture per la sicurezza, etc
Azienda green
L’azienda assume un’immagine maggiormente “green” ed ecosotenibile riuscendo ad abbattere in modo notevole i rischi per la perdita o il deterioramento nel tempo dei documenti in deposito!
Backup e sicurezza
Questa gestione prevede l’uso di tecnologie di stoccaggio e backup, ma anche l’adozione di policy di sicurezza e l’implementazione di procedure di controllo, le tecnologie di stoccaggio offrono soluzioni semplici ed efficaci per la conservazione di dati digitali.
Optimo Next si occupa proprio di questo!
Il sistema è compatibile con i sistemi preesistenti dell’azienda così da non aver problemi di compatibilità e, andando ad eliminare l’archivio cartaceo si riducono i costi dei processi operativi.
Questo rappresenta un vantaggio economico considerevole per l’azienda!
Infine, l’adozione di un sistema di conservazione elettronica può contribuire all’adeguamento dell’azienda agli obblighi normativi di sicurezza e privacy, garantendo la conformità alle leggi e ai regolamenti in materia di protezione dei dati
Flessibilità
Flessibilità e compatibilità dei sistemi di conservazione con sistemi aziendali preesistenti
Privacy
Adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy.
Dashboard di controllo
Eliminazione dell’archivio cartaceo e riduzione costi dei processi operativi.
Sicurezza
Maggior sicurezza sull’integrità dei dati
Optimo Next, a chiusura del ciclo di dematerializzazione della carta, offre in alternativa alla Conservazione Sostitutiva a Norma, anche la possibilità di stoccare i documenti cartacei presso i propri spazi archivistici dedicati.
Tali spazi sono specificatamente attrezzati per il deposito di materiale cartaceo e sono rigidamente a norma in termini di sicurezza fisica – antintrusione con sistemi di allarme, prevenzione incendi con dispositivi Splinker e motopompe per l’impianto di estinzione incendi, conformità degli impianti elettrici con fonte di energia ausiliaria – e sicurezza logica attraverso controlli accesso e specifiche misure di identificazione e autenticazione degli incaricati / utenti.
Gli archivi sono ubicati in una zona considerata a basso rischio idrogeologico e relativamente ai sistemi antialluvione, il polo logistico è dotato di 3 vasche di laminazione.
Il materiale cartaceo in deposito, riposto in appositi contenitori, è rigidamente catalogato in termini di contenuto e ubicazione fisica, al fine di poter procedere al reperimento anche di un singolo documento in modo preciso e rapido.
Optimo Next, think digital!
Software e servizi per ripensare in digitale i processi della tua azienda
Optimo Next da oltre 40 anni unisce tecnologia e servizio per sviluppare soluzioni per l’archiviazione documentale, la firma elettronica e la conservazione sostitutiva, rendendo più veloci ed efficienti i processi aziendali.
Grazie ad un team fortemente qualificato ed operante in Italia, dematerializza ed indicizza i documenti effettuando anche dei controlli di merito sulla documentazione del cliente.
Risorse
Scarica demo, case study e materiale informativo sulle nostre soluzioni, su Nextsign – fascicoli digitali e i nostri progetti di digital transformation.