Optimo Next: come accompagnare nell’automazione dei processi aziendali

Moltissime ore risparmiate, un livello di efficienza molto elevato, zero errori e più competitività sul mercato sono alcuni dei benefici che spingono le aziende a valutare non solo la dematerializzazione documentale e la digitalizzazione dei workflow, ma a percorrere tutta la strada che conduce all’automazione dei processi aziendali. Di cosa si tratti è presto detto, poiché si tratta di affidare alla tecnologia non solo la replica di attività ripetitive e manuali che solitamente vengono svolte da operatori in carne ed ossa – beneficio tipico della Robotic Process Automation -, ma anche l’orchestrazione del processo, la gestione dei workflow approvativi, l’esecuzione dello stesso, la conservazione documentale e via dicendo. In pratica, l’automazione dei processi aziendali aiuta gli operatori a gestire ed eseguire il processo nel miglior modo possibile, così da accelerare, efficientare e, soprattutto, eliminare gli aspetti negativi del fattore umano, cioè sostanzialmente i rallentamenti e gli errori.

Optimo Next accompagna le aziende nel percorso di automazione dei processi aziendali facendo perno su una miscela di forti competenze tecniche ma anche su una grande esperienza di processi aziendali derivante dall’attività di Business Process Outsourcer svolta per decenni al fianco di primarie aziende in diverse industry. In questo modo, nella stessa organizzazione è possibile trovare competenze, esperienza, continuo aggiornamento sulle tecnologie di automazione e anche prodotti, come la Digital Transformation Paltform Pandora con cui l’azienda accompagna i clienti verso l’ottimizzazione, la riprogettazione in forma completamente digitale e l’accelerazione dei propri processi di business.

Com’è noto, l’automazione dei processi aziendali può avvenire in diversi modi, ma principalmente implementando una soluzione, che si faccia carico dell’avanzamento e dell’esecuzione automatica di task inerenti al processo, oppure con sistemi robotici (RPA) che automatizzano singoli task ripetendo meccanicamente le operazioni effettuate dalle persone. I due metodi possono tranquillamente andare a braccetto e trovarsi riuniti in un’unica soluzione di Business Process Automation. A prescindere dal caso concreto, Optimo Next adotta una metodologia finalizzata non solo a identificare la soluzione migliore, ma anche a renderla efficace ai massimi livelli.

• Analisi del processo (Assessment)

È la fase più importante, poiché con interviste agli operatori, registrazioni video e analisi dei dati (process mining), i professionisti di Optimo Next effettuano una mappatura del processo, ovvero ne individuano le dinamiche, ne comprendono il funzionamento, identificano aree potenzialmente automatizzabili e ipotizzano, grazie alla citata esperienza in ambito BPO, miglioramenti al processo, oltre alla soluzione adeguata ai fini dell’automazione.

• Sviluppo del robot o della soluzione

Si entra a questo punto in una fase più tecnica, laddove la soluzione o il robot (nel caso di RPA) vengono definite e testate. In questa fase, e quindi in un momento precedente l’implementazione, è possibile apportare modifiche e correttivi al processo, nel caso in cui siano state identificate sacche di inefficienza nella fase precedente.

• Implementazione

Si procede quindi all’implementazione della migliore soluzione possibile, avendo cura di effettuare tutte le integrazioni con i sistemi già presenti in azienda. Nel caso dell’RPA, viene attivato il robot che inizia a replicare le attività umane, permettendo una rifocalizzazione delle risorse su attività a valore aggiunto. Segue una fase di monitoraggio e fine tuning finalizzata ad assicurare la corretta funzionalità del robot stesso.

• Analisi del processo e miglioramento continuo

A prescindere dalla soluzione adottata, la digitalizzazione del processo offre anche un altro vantaggio rispetto alla gestione tradizionale, cioè la possibilità di monitorarne l’esecuzione in un modo continuo e verificarne – in piena ottica data-driven – l’efficacia. In un progetto di robotic process automation, è possibile verificare e valutare direttamente le performance del robot, così da intervenire – sul processo o sul robot stesso – in caso di risultati ritenuti non soddisfacenti.