Webinar Gestione posta in ingresso – Digital Mailroom

Vuoi scoprire nel dettaglio come funziona la gestione della Posta in Ingresso – Digital Mailroom

Andrea Bonalumi

Responsabile dell’Area Soluzioni e Servizi di Outsourcing Documentale e Processi BPO
di Optimo Next.
Esperto di processi documentali e di Servizi di Outsourcing e BPO dei quali si occupa fin dall’inizio degli anni ’90 sia per Aziende di taglio Enterprise, che per medie e piccolo imprese attraverso attività di consulenza organizzativa, redazione di studi di fattibilità, analisi tecnico funzionali e business plan.

I temi trattati:

Inquadramento della tematica relativa alla Posta in Ingresso in Azienda

Gestire quindi una molteplicità di Fonti o Canali di Ingresso della Posta quali ad esempio: corrispondenza generica, raccomandate / assicurate, atti giudiziari, canali normati (SDI o Cassetto Fiscale per le Fatture Elettroniche), e-mail, fax, PEC, Caselle Postali, etc ma anche una molteplicità di Formati per la Posta in ingresso quali ad esempio: formato cartaceo, formato elettronico, file strutturato XML e gestire una ricezione centralizzata e uno smistamento interno o delocalizzato archiviando adeguatamente la corrispondenza.

Necessità Aziendale di organizzare la ricezione e lo smistamento interno della Corrispondenza

Identificando la posta “ad altro valore” al fine di attribuire la corretta priorità e l’eventuale riservatezza, rendere elettronica la corrispondenza di fonte cartacea e attuare una classificazione tracciata della corrispondenza ricevuta così daorganizzare i flussi di posta cartacea per un corretto smistamento ad i vari uffici di competenza e, ove necessario, prevedere l’archiviazione centralizzata della corrispondenza.

Caratteristiche Principali di un Processo Digitale di Gestione della Posta in Ingresso – Digital Room

Raccolta accentrata di tutta la corrispondenza proveniente da tutti i Canali di Ingresso in Azienda e di vario Formato e identificazione della posta “ad altro valore” al fine di attribuire la corretta priorità ed eventuale riservatezza. L’attività può essere automatizzata attraverso l’utilizzo di strumenti informatici di interpretazione contenuti, barcode, qrcode, etc.e organizzare i flussi di posta cartacea rendendoli elettronici attraverso la scansione degli stessi attuando una classificazione della Corrispondenza che tenga conto di due componenti: l’attribuzione di parole chiave finalizzate ad una successiva ricerca mirata del documento e l’eventuale individuazione di specifiche aree di business di competenza a cui smistare internamente il documento.Questa fase si presta ad una altissima automatizzazione, soprattutto se si tratta di documenti elettronici alla fonte. Con specifici moduli software e infatti possibile intercettare automaticamente le parole chiave e procedere au un automatico smistamento interno della corrispondenza.

Componenti necessari per la Digital Room

Principalmente si rendono necessari i seguenti componenti SW: Tool sw più o meno avanzati (dal semplice OCR fino alla RPA e all’evoluta AI) per automatizzare le fasi di scansione, download classificazione e individuazione un sistema documentale che funga non solo da archiviatore dei documenti elettronici, ma anche da orchestratore per lo smistamento alle varie aree o referenti interni della corrispondenza digitalizzata e,ove necessario, una componente manuale, eventualmente anche in outsourcing, ad esempio per il controllo di qualità degli oggetti documentali più rilevanti o per classificazione e smistamento “fini” non gestibili con alte percentuali di successo da strumenti software.

Vantaggi e Benefici della Digital Room

• Velocizzazione dell’elaborazione di tutti i tipi di documenti in ingresso provenienti da tutte le fonti
• Estrema semplicità di smistamento interno della corrispondenza, anche verso sedi distaccate
• Migliore e Rapido accesso alle informazioni d’importanza critica.
• Minore possibilità di errore e Maggiore produttività da parte delle risorse aziendali.