Andare oltre la fattura elettronica: digitalizzare l’intero ciclo ordine

Secondo il Politecnico di Milano la maggior parte delle imprese hanno digitalizzato solo in parte il ciclo dell’ordine (3,9 milioni, secondo l’Osservatorio Digital B2B) e gestiscono ancora in modalità tradizionale gli altri documenti, come gli Ordini e i Documenti di Trasporto (DDT).

Sempre secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano nell’ultimo anno l’ordine elettronico è stato utilizzato dal 26% delle aziende e il documento di trasporto (DDT) dal 20%; la quota scende, e non di poco, se consideriamo i fornitori (12,9%) e i clienti (9,6%) che gestiscono in formato elettronico tutti e tre i documenti (ordine, DDT, fattura).

Escludendo la fatturazione quindi, buona parte dei processi viene gestito con attività manuali, via file excel o altre soluzioni. Con la digitalizzazione  del ciclo ordine si può arrivare ad un risparmio di 65 euro a fattura: nessun costo di carta, stampa e di gestione degli archivi, ma anche un abbattimento dei costi del lavoro.

Negli anni abbiamo implementato molti progetti per digitalizzare il ciclo d’ordine sfruttando la flessibilità delle nostre soluzioni, Pandora e Nextone, oppure implementando, ove necessario, sviluppi su misura o servizi di Business Process Outsourcing per le attività ancora non digitalizzabili.

L’obiettivo primario dei progetti è quello di ottenere una Cartella Ordine digitale, che contenga oltre alla fattura elettronica tutti i documenti che lo compongono:

• Fattura di cortesia
• Documento di trasporto
• Offerta del fornitore
• Conferma ordine fornitore
• Richiesta d’acquisto approvata
• Ed ogni eventuale altro documento riferito all’ordine

Il primo vantaggio che si può ottenere è quello di poter effettuare consultazioni operative agevoli e rapide, recuperando in pochi secondi ogni documento riferito ad uno specifico ordine e da qualsiasi dispositivo (aspetto molto importante in questa fase economica dove lo smartworking è diventato quasi un obbligo).

Ma i vantaggi non si limitano alla ricerca e consultazione dei documenti: una cartella ordine digitale rappresenta il punto centrale di un progetto di digitalizzazione che deve essere automatizzato sia a valle che a monte del processo.

In fase di ingresso cerchiamo di rendere il più possibile automatica l’indicizzazione e la tipizzazione dei documenti, in modo che le cartelle vengano create ed archiviate senza la necessità di interventi da parte del personale. In particolare, se il documento in origine è già digitale, impostiamo delle procedure per rendere la lavorazione completamente esente da attività manuali.

A valle del processo integriamo la cartella ordini digitale verso altri sistemi aziendali, come ad esempio l’erp, o implementiamo robot che gestiscono in autonomia attività ripetitive. Il tutto rendendo i processi più veloci, efficienti, sicuri ed eliminando gli errori umani.

E non dimentichiamo la possibilità, una volta creata la cartella ordine digitale, di implementare soluzioni di analytics per monitorare in tempo reale l’andamento dell’intero processo ed individuare aree di miglioramento.