In un periodo complesso come quello che stiamo vivendo, contraddistinto da nuove dinamiche lavorative e da mercati molto turbolenti, la digitalizzazione aziendale è un’ancora di salvezza. No, è molto di più: le aziende che oggi possono contare su un’alta maturità digitale sono anche in grado di trasformare le dinamiche del new normal in un vantaggio competitivo, mostrandosi più efficienti, produttive e vicine alle esigenze dei propri clienti. Di fatto, quindi, il periodo che stiamo vivendo fornisce anche concrete opportunità di crescita alle aziende, ma queste devono essere in grado di sfruttarle: l’unico ‘modo’ è la digitalizzazione aziendale.

L’obiettivo è la maturità digitale

I dati ci dicono che in Italia, a fronte di grandi imprese dall’elevato livello di maturità digitale, l’immenso panorama delle PMI è abbastanza in difficoltà sotto questo profilo: una ricerca recente (su dati pre-covid) dell’Osservatorio Innovazione Digitale delle PMI stabilisce che solo 1 azienda su 4 (precisamente, il 26%) si possa definire digitalmente matura, cioè abbia competenze, tecnologie adeguate e sfrutti appieno la digitalizzazione dei processi interni ed esterni.

Il new normal impone al restante 74% di avviare concretamente questo percorso: nonostante gli uffici siano aperti, le aziende lavoreranno sempre di più in modalità smart, cioè con una workforce diffusa che chiede accesso alle risorse aziendali ovunque si trovi e che ragiona in termini di obiettivi e non più di presenza; tutto questo, mentre i clienti si sono ormai abituati all’agilità del digitale e non concedono sconti: se l’experience non è come la vogliono loro, il competitor è a un tocco di schermo di distanza.

Digitalizzazione aziendale: i 4 step fondamentali

Posto che la digitalizzazione aziendale è l’unica soluzione valida in tempi incerti come quelli attuali, vediamo cosa dovrebbero fare le imprese per essere pronte ad affrontare le sfide del new normal e dello smart working.

  • Rivedere i processi in ottica digitale

Il primo passaggio è la revisione dei processi in chiave digitale. Sembrerà un’affermazione banale, ma la pratica ci dice che le aziende vivono ancora molto su processi tradizionali condizionati dalla presenza in ufficio e dal documento cartaceo. Il periodo di lockdown è stato eloquente sotto questo profilo: chi poteva contare su processi altamente digitalizzati non ha subito un gran contraccolpo, a differenza di tutti gli altri. Tra l’altro proprio quel periodo ci ha insegnato a ragionare in termini di digitalizzazione aziendale non solo come mezzo per una maggiore efficienza, per la riduzione dei costi, la crescita e l’ottimizzazione della produttività, ma come strumento di business continuity. Quindi, il primo passaggio per affrontare al meglio il new normal è fare in modo che, normativa e contesto permettendo, tutti o quasi i processi aziendali siano digitalizzati. O meglio, siano ripensati e rivisti in chiave totalmente digitale: questo è lo step fondamentale che permette alle aziende, ripetendo un concetto già espresso, non tanto di governare il new normal, ma di approfittarne per crescere.

  • Automazione dei processi

A seguire, c’è il tema dell’automazione. Se il processo è nativamente digitale, consta senz’altro di passaggi ripetitivi ed automatizzabili, basati su regole definite e in qualche modo prevedibili. Si entra così nel dominio della Robotic Process Automation, una serie di tecnologie e soluzioni in grado di automatizzare i workflow eseguendoli come farebbero gli operatori in carne ed ossa. I benefici sono evidentissimi sia in termini di produttività che di efficienza, senza contare che gli operatori possono essere rifocalizzati su attività a valore aggiunto, cosa peraltro molto più soddisfacente anche per loro.

  • Creare un Digital Workplace sicuro

Si torna a lavorare in ufficio ma lo smart working ha lasciato il segno e non scomparirà più. Anzi, posto che quello del lockdown era un remote working (non aveva nulla di particolarmente smart), le aziende devono partire dal presupposto che il paradigma di lavoro sta cambiando drasticamente: finisce l’era dell’orario, della presenza e del controllo, nasce quello dell’anywhere office, della possibilità di lavorare ovunque, di accedere con qualsiasi dispositivo alle risorse aziendali e di comunicare con colleghi, clienti e fornitori in maniera innovativa, su più canali ma sempre in modo rapido ed efficace. Predisporre, mediante una corretta abilitazione tecnologica e un percorso di adozione, un vero e proprio workplace digitale è essenziale per far fronte alle sfide del new normal e del futuro. Attenzione, però, ai rischi di sicurezza: l’accesso costante e continuo alle risorse aziendali da remoto rende più difficoltosa la protezione del dato rispetto ai paradigmi tradizionali.

  • Cambiare mentalità e cultura

Qui ci si riaggancia al punto precedente: abilitare modalità di lavoro smart e collaborative non è una questione tecnologica ma un’evoluzione molto più profonda che riguarda la cultura aziendale, l’organizzazione e anche i modelli di leadership. Gestire il cambiamento (change management) è uno step essenziale per affrontare con ottimismo le sfide di oggi e di domani.