Nuove funzionalità NextOne: questionari dinamici e prenotazione scrivanie

Le normative e le procedure imposte dalla pandemia e successivamente l’introduzione di modelli di smartworking sempre più complessi, stanno rendendo più complicato ed oneroso il lavoro del front office.

La pandemia e le regole introdotte impongono di sottoporre ad ogni visitatore un questionario, con lo scopo di identificare e bloccare ogni possibile ingresso in azienda di casi sospetti e salvaguardare la salute dei dipendenti. Per sopperire all’emergenza molte aziende hanno predisposto dei moduli cartacei da compilare e firmare in reception: una soluzione che, oltre a non essere efficace, può comportare dei rischi legati a potenziali violazioni della privacy.

Disporre di una soluzione per creare questionari e moduli online da sottoporre ai visitatori prima dell’ingresso, non risponde solo alle specifiche esigenze legate alla pandemia, ma contribuisce a snellire e migliorare l’efficienza di tutti i controlli ai diversi accessi aziendali. Per fare un esempio, in Trenord abbiamo implementato una serie di questionari online per migliorare l’efficienza del ricevimento merci, con lo scopo d’identificare in anticipo l’insorgere di problematiche (come l’arrivo di più bilici in contemporanea) e rendere completamente digitali tutta la documentazione legata alla merce.

Un altro cambiamento accelerato dalla pandemia è relativo alle politiche di smartworking e alla gestione delle postazioni in ufficio. Molte aziende stavano già valutando di ridurre la dimensione dei propri uffici: se si consente ai dipendenti di lavorare da casa per alcuni giorni allora può non essere più necessario disporre di una scrivania per ogni dipendente.

Se a prima vista questa soluzione porta solo vantaggi in termini di costi (meno postazioni vuol dire uffici più piccoli, affitti e bollette più basse…) non dobbiamo però sottovalutarne l’impatto in termini di organizzazione. È necessario dotarsi di una soluzione che consenta ai dipendenti di prenotare in anticipo una scrivania, in modo da evitare che restino letteralmente senza sedia.

Per un nostro cliente stiamo implementando tramite NextOne una soluzione che consentirà dipendenti di prenotarsi il desk da casa, generare il relativo badge con QR code per effettuare il check-in una volta arrivati in ufficio. Inoltre una termocamera rileverà in automatico la temperatura e, se questa è superiore a 37,5°, bloccherà la porta di accesso all’ufficio.

Per rispondere a queste problematiche abbiamo aggiornato NextOne con nuove funzionalità sviluppate per digitalizzare la raccolta di informazioni prima dell’accesso in azienda e gestire la prenotazione di postazioni.

Le nuove funzionalità consentono di:

• Configurare in autonomia e con un ampio livello di flessibilità questionari da sottoporre ai visitatori, che possono essere differenziati per ogni reception aziendale (nel caso in cui alcuni accessi, come ad esempio lo scarico merci, necessitino di informazioni specifiche) e tradotti in più lingue
• Eseguire in automatico controlli sulle risposte fornite dal visitatore e, se una di questa non corrisponde alla risposta attesa, segnalare l’anomalia al personale che può non autorizzare l’ingresso o chiedere ulteriori informazioni
• Filtrare le richieste di check-in ricevute in base allo stato di compilazione del questionario, aiutando la reception a gestire i momenti di picco
• Visualizzare la disponibilità di ogni singola postazione (oltre ad altri asset aziendali come le sale riunioni) e gestire le prenotazioni, anche in maniera ricorrente.